COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE HIDALGO

ATOTONILCO DE TULA





MODULO VII HOJA DE CÁLCULO Y OPERACIONES






CRHISTIAN ATZIN CHAVEZ LOPEZ





ANGÉLICA MARÍA QUEZADA BAUTISTA





GRUPO: 5101

ÍNDICE

MÓDULO VII HOJA DE CÁLCULO Y OPERACIONES

  7.1.1 INICIO DE LA APLICACIÓN

• Inicio de la aplicación
• Ambiente de operaciones de la hoja de cálculo
• Guardas una hoja de cálculo
• Salir de la hoja de cálculo

  7.1.2 HERRAMIENTAS DE AYUDA

• Acceso a la ayuda
• Empleo de la herramienta ayuda
• Uso de la ayuda en línea

7.1.3 ELABORACIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO

7.1.3.1 EDICIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO

• Modificar o eliminar contenido de una celda
• Cortar, copiar y pegar datos
• Pegado especial

7.1.3.2 FORMATO DE UNA HOJA DE CÁLCULO

•         Asignar formato a una celda
•      Aplicar autoformato

7.1.4 DISEÑO DE UNA HOJA DE CÁLCULO Y MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS.

•   Inserta filas, columnas y celdas  
• Modificar tamaño de filas y columnas 
• Ocultar y mostrar filas o columnas
• Combinar celdas  
• Rango de datos 
• Visualización del documento
•  Exportar un documento 

Bloque II Realizar operaciones de cálculo dentro de una hoja electrónica

7.2.1 OBTENER INFORMACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO MEDIANTE LA APLICACIÓN DE FÓRMULAS, ORDENAMIENTOS Y CRITERIOS DE SELECCIÓN.

• Fórmulas, operandos y operadores
•  Funciones

          Bloque III Obtener información de los datos en una hoja de cálculo.

          7.3.1 HERRAMIENTAS.

• Ordenar datos 
• Uso de filtros 
• Validación de datos 
• Formato condicional 
• Buscar y remplazar texto
•  Imprimir en Open Office Calc.
•  Configuración de la página 
• Vista preliminar Impresión del documento

BLOQUE IV REPRESENTAR GRÁFICAMENTE LOS DATOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO.

7.4.1 REPRESENTAR GRÁFICAMENTE LOS DATOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO

• Inserción
• Edición

INICIO DE LA APLICACIÓN 

Para ejecutar Open Office Calc, basta con acceder al menú de las aplicaciones de Open Office ubicado en el menú Oficina (hacer clic en el menú principal en la barra de tareas, como muestra la imagen.

También puede acceder a través del icono que se encuentra en el escritorio, como muestra a continuación

La ventana principal de OpenOffice Calc es similar a la de Microsoft Excel, de estar familiarizado con esa herramienta, notará cambios mínimos en la ubicación de los menús, barras de herramientas y opciones, muchas de estas comunes en las aplicaciones de OpenOffice.

·         GUARDAR UNA HOJA DE CÁLCULO

Para guardar una hoja de cálculo a la que se le ha realizado modificaciones, debe pulsar Guardar en la barra de herramientas o desde el menú Archivo. Para utilizar un nombre o ubicación diferente, debe seleccionar la opción Guardar como.

También tiene la posibilidad de guardar la hoja de cálculo en un formato distinto, para esto, debe seleccionar el formato requerido en la lista Tipo de archivo del cuadro de dialogo Guardar como Por defecto todas las hojas de cálculo creadas con OpenOffice Calc se guardan en el formato propio de OpenOffice.org Calc es Open Document Format Hoja de cálculo y tiene la extensión ".ods". Guardar la planilla con un formato distinto al original.

Si tiene más de un documento abierto aparecerá en el menú Archivo la opción Guardar todo, que permitirá guardar todas las hojas de cálculo abiertas de una sola vez. También puede cerrar todos los archivos de una vez, incluida la aplicación Calc, y salir completamente. Para ello debe dirigirse a la opción Terminar del menú Archivo.

·         SALIR DE LA HOJA DE CALCULO

En este sección deberemos las distintas formas de salir de la hoja de calculo es a través de la barra de menú, pulsando clic en la opción Archivo del menú y luego pulsamos clic en la sub opción Terminar, una vez completada la secuencia de comandos antes mencionada tendremos la aplicación terminada por completo, si no tuviéramos guardada la planilla en uso se nos presentará el siguiente cuadro de dialogo: 

 en donde podremos elegir el futuro de nuestra planilla, podremos guardarla, rechazarla o bien cancelar la acción de terminar la aplicación.

También podremos salir de Calc pulsando clic en el botón de cerrar de la ventana principal de Calc para mejor esta acción pasamos a mostrar el botón

Aquí sucederá lo mismo que en el caso anterior, si llegaríamos a tener la planilla sin guardar se preguntará por el destino de la misma. Por último veremos la manera de salir de Calc a través de una combinación de teclas, la combinación es: Alt+F4. La combinación anterior es válida para todas las aplicaciones.

Aquí sucederá lo mismo que en el caso anterior, si llegaríamos a tener la planilla sin guardar se preguntará por el destino de la misma. Por último veremos la manera de salir de Calc a través de una combinación de teclas, la combinación es: Alt+F4. La combinación anterior es válida para todas las aplicaciones.

7.1.2 HERRAMIENTAS DE AYUDA

·         ACCESO A LA AYUDA

Para acceder a la ayuda sólo tendremos que hacer clic en el menú Ayuda de la barra de menús de calc. Aparecen las siguientes opciones

Para acceder a la ayuda de Libre Office hacemos clic en el comando del menú Ayuda o bien podemos utilizar la tecla de función F1. Aparecerá la pantalla general de ayuda de la aplicación. En la parte superios de la misma podremos escoger mediante la lista desplegable el programa en concreto para el que requerimos ayuda. En este caso, como hemos llamado a la ayuda desde Calc, aparecerá dicha aplicación.

·         USO DE LA AYUDA EN LÍNEA

Si se tiene acceso a internet podremos buscar información sobre ayuda necesaria para el manejo de nuestro programa.

7.1.3 ELABORACIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO

7.1.3.1 EDICIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO

·         Modificar o eliminar contenido de una celda

 Para modificar el contenido de una celda, es posible realizar alguna de las siguientes operaciones:

• Seleccionar la celda y realizar un doble clic de ratón

• Seleccionar la celda y a continuación pulsar la tecla F2

Al realizar alguna de estas operaciones, es posible editar el contenido de la celda. Con las teclas de dirección puede desplazarse por el contenido de la celda o bien situarse en cualquier lugar con un clic de ratón. Una vez realizadas las correcciones pulse la tecla Enter.

 Para eliminar el contenido completo de una o más celdas, una vez seleccionada(s), pulse la tecla Supr o Delete, luego de esto el contenido de la celda será eliminado.

·         CORTAR, COPIAR Y PEGAR DATOS

Con OpenOffice Calc puede copiar o cortar (mover) celdas desde y hacia cualquier otra celda, hoja de calculo, libro de OpenOffice Calc u otra aplicación.

Las operaciones de copiar y cortar se diferencian básicamente en que la primera de ellas mantiene los datos en su localización original, realizando un duplicado de los mismos, mientras que la opción cortar borra los datos de la ubicación de origen. Estas operaciones pueden ser hechas con la técnica de arrastrar y colocar.

Para cortar o mover datos usando arrastrar y colocar, seleccione el rango de origen, sitúe el puntero del ratón en alguno de los bordes del rango seleccionado, haga un clic de ratón, y sin soltar el botón, arrastre el bloque seleccionado hasta dejarlo en la posición que desee. Para copiar datos es lo mismo, pero, en este caso, una vez seleccionado el rango origen, se debe mantener pulsada la tecla Control mientras se arrastra el bloque seleccionado.

 También puede cortar o copiar datos a través del portapapeles, así, mientras los datos no se peguen, se mantienen en un espacio de memoria (llamado Portapapeles). Para cortar o copiar datos debe seleccionar el rango (las celdas), y posteriormente llevarlo al portapapeles mediante alguna de las siguientes opciones:

• Seleccionar el comando Cortar o el de Copiar del menú Edición.

• Seleccionar el comando Cortar o el de Copiar del menú Edición desde el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la zona seleccionada.

• Hacer clic en el botón cortar o copiar, de la barra de herramientas estándar.

• Presionar la tecla CTRL y la letra X, para cortar, o bien, la letra CTRL y la C, para copiar.

Para pegar los datos copiados o cortados, no es necesario seleccionar todo el rango de destino, basta con seleccionar la primera celda del rango, y luego presionar las teclas CTRL y la letra V, o ir al comando Pegar, desde el menú editar o desde el menú contextual que se despliega al hacer clic con el botón derecho en el lugar donde se desea dejar los datos del portapapeles.

·         PEGADO ESPECIAL

También puede hacer un pegado especial de los datos copiados o cortados. Esto es útil en caso que NO desee copiar la celda con toda su información (tanto datos, como los diversos formatos aplicados a las celdas), como lo hace la operación de pegado tradicional.

Puede seleccionar la opción Pegado especial... desde el menú Editar o desde el menú contextual que se despliega al hacer clic con el botón derecho en el lugar donde dejará los datos del portapapeles. Al pegar datos con pegado especial, se mostrará el cuadro de diálogo

Desde el cuadro de diálogo pegado especial puede realizar las siguientes accione:

En Selección: se indica qué información o propiedades de las celdas quiere pegar (toda la celdas, sólo el formato, sólo los número sin formato, etc.).

En Operaciones: Si las celdas de destino y de origen contienen datos numéricos, y en la sección Desplazar celdas está marcada la opción No desplazar, entonces puede definir una operación matemática a realizar entre las celdas de ambos rangos (origen y destino).

En Opciones: Se pueden indicar las siguientes acciones:

• Ignorar celdas vacías: En el área de pegado, no se pegarán las celdas en blanco que existieran en el área de origen.

• Trasponer: Cambia la orientación de los datos copiados al ser pegados, es decir las filas se convierten en columnas y las columnas en filas.

• Vincular: Introduce en las celdas de destino la referencia a la celda de origen que le corresponde, de modo que si se modifica un valor en la celda de origen, se modificará en la de destino.

En Desplazar celdas: se definen las opciones de desplazamiento de las celdas al pegar la selección.

7.1.3.2 FORMATO DE UNA HOJA DE CÁLCULO

·         ASIGNAR FORMATO A UNA CELDA

Al introducir un dato en una celda, OpenOffice Calc va a intentar, en primer lugar, interpretarlo como un número, y por defecto alineará los números a la derecha y el texto a la izquierda.

Intentará, así mismo, aplicarle un formato. Por ejemplo, si escribe en una celda 24601 y pulsa la tecla <Enter> para fijar ese valor, OpenOffice Calc automáticamente interpreta ese dato como una fecha y lo transforma a 24/06/01.

Si el número es muy grande y no es posible desplegarlo en la celda, OpenOffice Calc aplicará el formato científico, cuya apariencia es 5,73478E+9. La interpretación de esta expresión es fácil, el E+9 equivale a 10Exp(9), 10 elevado a 9, o lo que es igual, a multiplicar por un 1 seguido de 9 ceros. Si aún de este modo, el número no cupiese en la celda, ésta aparecerá rellena de los símbolos:

###########

Lo normal será esperar a introducir todos los datos para posteriormente pasar a aplicar los formatos.

Para esto, en primer lugar seleccione la celda o celdas en cuestión y desde el menú Formato, ejecute el comando Celdas. Con esto, OpenOffice Calc mostrará el cuadro de diálogo Atributos de celda que muestra

Desde la sección Números de este cuadro, puede asignar formatos numéricos tales como signos monetarios (opción Moneda), formato de porcentajes (opción Porcentaje), número de posiciones decimales (disponible en todos los formatos numéricos: Número, Moneda, Porcentaje, etc).

Además de las opciones del tipo de dato, el cuadro de diálogo Atributos de celda permite realizar Modificaciones al formato de la hoja de cálculo, a través de las siguientes secciones:

• En Fuente, puede seleccionar el tipo de letra, tamaño, estilo, efectos y color del texto o números que ha insertado en las celdas seleccionadas.

En Efectos de fuentes, puede escoger diferentes opciones para enriquecer el formato de la celda o celdas seleccionadas.

• Desde Alineación, puede modificar la forma en que se alinean dentro de la celda los datos seleccionados.

• En Borde puede escoger el tipo de líneas que rodearán las celdas seleccionadas, su grosor, estilo, posición, etc.

• En Fondo, puede escoger un color para el fondo de la celda o del conjunto de celdas seleccionadas.

Algunas de las opciones disponibles en el cuadro de diálogo de Atributos de Celda, las puede encontrar disponibles en los botones de la barra de herramientas Formato.

·         APLICAR AUTOFORMATO

     Para darle un formato atractivo a las celdas de forma más fácil, puede utilizar la herramienta deformateado automático. Para empezar, seleccione el área de datos a la que le quiere aplicar unformato (el área mínima a la que le puede aplicar un formato es de 3 fila por 3 columnas), luego,en la barra de menú vaya a Formato y seleccione AutoFormato, tras lo cual se verá la ventana

El botón Opciones permite elegir qué características de formato quiere aplicar:

• Formato numérico. Para que los datos de la celda a aplicar el formato siga siendo de tiponumérico.

• Bordes. Conserva los bordes que haya definido para nuestras celdas.

• Fuente. Si marca esta opción el tipo de letra no se alterará al aplicar el formato.

• Modelo. Marcar esta opción mantendrá el modelo de imagen original.

• Alineación. Si ha seleccionado previamente una alineación centrada, a la izquierda o a la derecha ésta no se cambiará.

• Ajustar ancho/alto. Por defecto, cuando aplica un formato automático se produce un ajuste automático de las filas y columnas al ancho y al alto. Marque esta opción si no quiere que se produzca este ajuste.

Pulse Aceptar para que se aplique el formato.

Si no hay algún formato automático que se ajuste a sus necesidades, podrá crear su propio formato desde el botón Añadir del cuadro de diálogo Formato automático. El área de datos mínima para poder crear un formato automático es de 4 filas por 4 columnas.

7.1.4. DISEÑO DE UNA HOJA DE CÁLCULO Y MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS

·         INSERTAR FILAS, COLUMNAS Y CELDAS

Al insertar una fila o una columna, primero debe ubicarse en la celda donde desee hacer la inserción. La fila se insertará sobre la fila de la celda seleccionada y la columna se insertará a la izquierda de la columna de la celda seleccionada. Para insertar una fila o una columna usted puede seguir cualquiera de estas opciones:

• Hacer clic derecho sobre la primera columna de la hoja de cálculo (la columna de numeración de filas) y, desde el menú contextual, seleccionar Insertar filas o Insertar columnas.

• Ir a menú Insertar y seleccionar submenú Filas o Columnas.

• Desde la barra de herramientas lateral izquierda, haga clic sobre el botón Insertar celdas y manténgalo presionado hasta que aparezca el menú. Seleccione allí Insertar filas o Insertar columnas.

 Si desea insertar un conjunto de celdas, y desplazar los datos hasta que dejen espacio a la nueva selección, entonces, una vez realizada la operación de Cortar o Copiar, posicione el cursor en el lugar en el que desea insertar la selección y seguidamente realice una de las siguientes operaciones:

• Seleccione desde el menú Insertar, el comando Celdas...

• Pulse el botón derecho del ratón, y desde el menú contextual, seleccione Insertar celdas... Tras realizar esto, aparecerá el cuadro de dialogo Insertar celdas, en el cual debe elegir una de las cuatro opciones disponibles y hacer clic en el botón Aceptar.

·         MODIFICAR TAMAÑO DE FILAS Y COLUMNAS

El ancho de la columna se mantiene fijo, y si el contenido no cabe en la celda, este invadirá la celda contigua, siempre que esté vacía, de lo contrario los datos quedarán ocultos.

Para cambiar el tamaño de una fila, acerque el cursor hasta el margen derecho, en la zona en la que aparece la numeración de las filas, o bien al margen superior, donde aparecen las letras que designan las columnas, para cambiar el ancho de una columna. A continuación sitúe el cursor en la unión de dos filas o dos columnas hasta que cambie de apariencia, adoptando la de una flecha doble.

Luego presione sin soltar el botón del ratón y arrástrelo hasta el alto de fila o ancho de columna que desee. Si conoce el valor exacto de la altura de la fila o del ancho de la columna, en el menú Formato, elija el comando Fila o columna y en el siguiente menú desplegable Altura... o Ancho... Tras esto aparecerá un cuadro de dialogo que pide el valor de la altura de la fila o el ancho de columna según corresponda.

Cuando comienza a trabajar con una hoja nueva, todas las filas y columnas poseen el mismo ancho y alto predefinido. Este valor puede ser configurado según sea su necesidad, de modo que al crear una nueva hoja todas las celdas tengan el ancho y alto previamente definido. También se puede realizar este cambio una vez que haya introducido datos en la hoja de cálculo, en este caso el cambio afectará a todas las celdas que no hayan sido ajustadas previamente.

Para establecer el ancho (columna) o alto óptimo (fila), acceda al menú Formato y seleccione el comando Columnas o bien Filas, eligiendo posteriormente Ancho Óptimo ... o bien Alto Óptimo ... según corresponda. Con esto se muestra el cuadro de diálogo

·         OCULTAR Y MOSTRAR FILAS O COLUMNAS

Open Office Calc permite ocultar filas o columnas, de modo que, aunque existan, pueden que no estén visibles en la hoja. Para ocultar una fila o columna debe seleccionarla y luego desde el menú Formato, seleccionar Fila o Columna y elija Ocultar.

Si alguna celda de esa fila o columna contiene algún dato que se usa en otro lugar de la hoja, ese dato seguirá existiendo.

 Para mostrar una fila o columna que se encuentra oculta, en primer lugar seleccione las filas o columnas anterior y posterior a la que se encuentra oculta, y o acceda al menú Formato, seleccione el comando Filas o Columnas y elija Mostrar.

·         COMBINAR CELDAS

Para combinar celdas, selecciona un rango de celdas contíguas rectangular y:

·         Haz clic sobre la casilla Combinar celdas de la barra lateral, ficha Propiedades panel Alineación.

·         OCULTAR Y MOSTRAR FILAS O COLUMNAS

Open Office Calc permite ocultar filas o columnas, de modo que, aunque existan, pueden que no estén visibles en la hoja. Para ocultar una fila o columna debe seleccionarla y luego desde el menú Formato, seleccionar Fila o Columna y elija Ocultar.

Si alguna celda de esa fila o columna contiene algún dato que se usa en otro lugar de la hoja, ese dato seguirá existiendo.

 Para mostrar una fila o columna que se encuentra oculta, en primer lugar seleccione las filas o columnas anterior y posterior a la que se encuentra oculta, y o acceda al menú Formato, seleccione el comando Filas o Columnas y elija Mostrar.

·         COMBINAR CELDAS

Para combinar celdas, selecciona un rango de celdas contíguas rectangular y:

·         Haz clic sobre la casilla Combinar celdas de la barra lateral, ficha Propiedades panel Alineación.

·         Haz clic sobre el botón  Combinar celdas de la barra de herramientas Formateo, o...

·         Selecciona desde el menú Formato > Combinar celdas

Si las celdas a combinar contienen datos, Calc preguntará si quieres combinar su contenido y que sea copiado a la celda resultante.

·         Si respondes Si el contenido de todas las celdas, separado por espacios en blanco, será copiado en la celda unión resultante.

·         Si respondes No tan sólo será copiado el contenido de la primera celda.

Puedes crear un atajo de teclado, por ejemplo

·         Ctrl + Mayúsculas + U 

·         

       RANGO DE DATOS

Rango es la unión de celdas que se seleccionan en una hoja de cálculo para realizar operar sobre ellas.

Se puede señalar celdas situando el cursor en el inicio de donde queremos señalar presionando el botón MAYUS presionar el cursor en el final señalamos todo el rango de celdas. Si queremos seleccionar grupos de celdas no continuos, hay que mantener pulsada la tecla CTRL mientras seleccionamos dichas celdas.

Se puede dar nombre a un rango señalado de la siguiente forma:

Seleccionamos el rango de celdas, nos vamos al menú Insertar luego Nombres luego en Definir.

Escribimos el nombre del rango y presionamos AÑADIR.

Referencias Relativas

Si copiamos una fórmula con referencias relativas, la fórmula cambiará dependiendo de dónde vamos a copiarla.

Referencias Absolutas.

Si copiamos una fórmula con referencias absolutas, la fórmula NO variará.

·         VISUALIZACIÓN DE DATOS

Para modificar la escala de visualización de la hoja de cálculo activa en OpenOffice Calc (hacer zoom):

·         Seleccionando desde el menú Ver > Escala...

·         Desde la barra de herramientas Estándar haz clic en el botón Escala

·         Haz doble clic en el indicador de Porcentaje de Zoom situado en la barra de Estado

·         Desde el deslizador de la herramienta de

·         Zoom  situada en la barra de Estado

En los tres primeros casos se presentará el cuadro de diálogo Diseño de vista y escala:

·         EXPORTAR UN DOCUMENTO

OpenOffice Calc nos permite exportar fácilmente las hojas de cálculo de nuestros documentos en formato PDF (Portable document Format), HTML (para la Web) y SCV (texto plano delimitado por comas).

Para el primer caso se realiza una operación de exportación. Para los dos últimos, no haremos una exportación, sino un Guardar como...

·         Si sólo deseas exportar una parte de la hoja activa, selecciona las celdas previamente. En caso contrario se exportarán todas las hojas con contenido.

·         Desde el documento abierto selecciona en el menú Archivo > Exportar.... Se presentará el diálogo Exportar:

·         Escribe el Nombre que deseas asignar al archivo exportado.

·         En el desplegable Tipo selecciona el tipo de documento que vas a crear. Salvo que hayas instalado alguna extensión específica, tan sólo dispondras de la opción PDF.

·         Si sólo deseas exportar una parte del documento activa la casilla Selección.

También puedes exportar a formato PDF seleccionando desde el menú Archivo > Exportar en PDF..., o desde la barra de herramientas Estándar   haciendo clic en el botón 

 Exportar directamente como PDF.

Si activas esta opción desde el botón de la barra de herramientas Estándar, se presentará un cuadro de diálogo en el que sólo podrás indicar el nombre del documento exportado. Calc no te ofrecerá más opciones.

Sin embargo, por cualquiera de los otros dos métodos anteriormente mencionados, se presentará un cuadro de diálogo para que afines las características del documento PDF generado.

Desde esta pestaña puedes definir qué quieres exportar y la calidad de las imágenes 

Desde esta pestaña puedes confi­gu­rar como se verá el documento cuan­do se abra desde un visor PDF.

Desde esta pestaña controlas qué opciones permites o bloqueas al usua­rio cuando el documento se abra des­de un visor PDF.

Desde esta pestaña defines como se exportan los hiperenlaces y cómo se abrirán los vínculos de documentos cruzados.

Puedes definir una contraseña de apertura que forzará a que el documento sea encriptado.

Puedes definir una contraseña de permiso para restringir la impresión, modificación o copia del contenido.

BLOQUE II REALIZAR OPERACIONES DE CÁLCULO DENTRO DE UNA HOJA ELECTRÓNICA

7.2.1 OBTENER INFORMACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO MEDIANTE LA APLICACIÓN DE FÓRMULAS, ORDENAMIENTOS Y CRITERIOS DE SELECCIÓN

·         FORMULAS , OPERANDOS Y OPERADORES

·         Las fórmulas son el principal recurso en una hoja de cálculo, y en donde reside toda su potencia. Una fórmula es una expresión escrita en una celda. La expresión indica determinadas operaciones que se realizarán con valores constantes, celdas o rangos de celdas, y funciones.

·         El resultado de las operaciones se reflejará en la celda, si bien su contenido real será la propia fórmula.

·         Definiremos fórmula del siguiente modo:

·         Está compuesta por un signo = seguido de la expresión que indica la operación a realizar.

·         El signo = es el detonante. Cuando iniciamos una celda con este signo, OpenOffice Calc activa un modo especial de trabajo: el modo edición de fórmulas.

Clasificaremos por tanto las fórmulas en los siguientes tipos:

·         Fórmulas simples: Realizan operaciones simples con valores constantes, como si de una calculadora se tratase.

·         Fórmulas con referencias: Realizan operaciones simples con referencias a otras celdas y opcionalmente con valores constantes, operando con el valor que éstas contienen. La referencia se indica introduciendo el nombre de la celda.

·         Fórmulas con funciones: Realizar operaciones simples con referencias a otras celdas y opcionalmente con valores constantes, y

·         además con otro tipo de expresiones llamados funciones. Veremos en el capítulo siguiente que son las funciones y como se incorporan a las fórmulas.

·                        OPERADORES

·          los operandos serán los valores (números, celdas, funciones...). Los operadores serán los símbolos matemáticos que indican qué operación realizamos. En la fórmula  =100+50*100-50 los operadores son los símbolos +, * y -, que se corresponden con las operaciones suma, multiplicación y resta.

·         OpenOffice Calc dispone de varios tipos de operadores, y se clasificar del siguiente modo:

·         Operadores aritméticos

·         Los operadores aritméticos nos permiten realizar operaciones aritméticas.

 

Operador	Nombre	Ejemplo
+	Suma	1+1
-	Resta	02/01/10
*	Multiplicación	2*2
/	División	09/03/10
%	Porcentaje	15,00
^	Potencia	3^2

·         Operadores de comparación

·         Los operadores de comparación nos permiten evaluar las expresiones situadas a su derecha e izquierda, devolviendo un valor booleano VERDADERO o FALSO.

·         Operadores de texto

·         Los operadores de texto vinculan las expresiones situadas a su derecha e izquierda, devolviendo un valor de texto. Dicho de otra forma, unen textos. Disponemos de dos operadores de texto: el operador & y el operador +. Consideramos más adecuado utilizar tan sólo el primero.

·         Los operadores de referencia son operadores especiales, que permiten indicar rangos de celdas para operar con ellos. Ya conocemos uno de ellos, los dos puntos : utilizados para nombrar un rango.Operadores de referencia

·                       FUNCIONES

• Una función es una expresión que escribimos dentro de una fórmula; más adelante veremos que Open Office Calc nos ofrece un asistente para que nos ayude a escribirla. Esta expresión opera con unos datos que nosotros le indicamos; esos datos pueden ser valores absolutos, celdas, rangos de celdas u otras funciones.

BLOQUE III OBTENER INFORMACIÓN DE LOS DATOS EN UNA HOJA DE CALCULO

7.3.1 HERRAMIENTAS

·         ORDENAR DATOS

Una de las operaciones de cálculo básico es la ordenación de una serie numérica o alfanumérica.

Como es de esperar OpenOffice Calc incorpora funciones específicas de ordenación de datos. Estas se encuentran en la barra de herramientas en dos iconos: Ordenación ascendente (A Z), que ordena los datos de menor a mayor, y Ordenación descendente (Z A), que ordena los datos de mayor a menor.

Para utilizar estas funciones marque la columna o área de datos en la columna que quiera ordenar y luego pulse el icono de ordenación ascendente o descendente. Ahora, si usted necesita ordenar un grupo de datos por distintos criterios, en primer lugar debe definir el área de datos que quiere ordenar. En Calc esta operación se conoce como “Definir área de base de datos”, y puede realizarla desde la barra de menú Datos, opción Definir área. Con esto se abrirá la ventana que muestra.

Esta ventana le pedirá:

• Nombre que desee darle al área sobre la que va a trabajar.

• Rango de celdas que abarcan los datos. Para seleccionar un rango pulse el icono y marque las celdas del rango, una vez hecha la selección vuelva a pulsar el icono.

• Para finalizar pulse “Aceptar” y con esto habrá definido el área de base de datos.

Desde el menú Datos, opción Seleccionar área, podrá acceder a cualquier de las áreas de base de datos definidas sin necesidad de volver a marcar el rango de celdas sobre el que vaya a trabajar. Al elegir la opción de Seleccionar área se muestra una ventana con la lista de las diferentes áreas de base de datos que previamente haya definido. Haga clic sobre el nombre del área con la cual vaya a

operar y pulse Aceptar. Con esto el rango de celdas correspondiente a esa área quedará resaltado.

Una vez seleccionada el área ya puede ordenar sus datos, para ello siga los pasos en la barra de menú Datos, opción Ordenar

En la ventana de Ordenar se nos pide definir los siguientes parámetros:

• Ordenar según. Se selecciona la columna que desee utilizar como criterio de orden principal, es decir, la columna por la que se empezará a ordenar.

• Ascendente. Ordena la selección del valor mínimo al máximo, es decir, de la A a la Z o del 0 al 9.

• Descendente. Ordena la selección del valor máximo al mínimo, es decir, de la Z a la A o del 9 al 0.

• Después según. Se selecciona la columna que quiere que se utilice como criterio de orden secundario. Este dato es opcional. Cuando ordena a partir de una columna se reorganizan las filas que ha indicado como criterio y también sus adyacentes, manteniendo con ello la coherencia de la información en su hoja de cálculo.

·         USO DE FILTROS

La herramienta de AutoFiltro inserta, en una o más columnas de datos, una lista desplegable con todos los datos distintos que se presenten en cada columna, y permite seleccionar uno de esos valores como criterio de búsqueda para mostrar sólo las filas que se ajusten a ese valor y ocultar las demás.

 Para aplicar filtro automático, primero seleccione las columnas en las que estén los datos que quiere filtrar. Luego, en el menú Datos, seleccione Filtro y desde allí AutoFiltro. Finalmente, para filtrar pulse en la flecha desplegable del encabezado de la columna y elija el elemento por el que quiera

filtrar.

Cuando haya hecho la selección en el desplegable, sólo aparecerán las filas cuyo contenido coincida con el del filtro. El resto de las filas permanecerán ocultas.

Si quiere volver a mostrar todas las filas, pulse la flecha de filtrado en la columna o columnas que haya seleccionado previamente y elija la opción todo. Para dejar de utilizar el AutoFiltro seleccione de nuevo las columnas a las que inicialmente le aplicó la opción de Filtro, luego vaya nuevamente al menú Datos Filtro Filtro automático.

El Filtro predeterminado permite aplicar otras condiciones al filtrado de filas. Para aplicar el filtro predeterminado a una hoja de cálculo seleccione las columnas que contengan las filas cuyos datos quiere filtrar, elija en el menú Datos, submenú Filtro, opción Filtro predeterminado

En la ventana de Filtro predeterminado debe completar los siguientes campos:

• Nombre del campo. Se refiere al valor de la primera fila. Al aplicar un filtro toma este valor como el nombre de referencia a la columna.

• Condición. Establece el criterio sobre el que hará el filtrado.

• Valor. En este campo debe elegir uno de los valores que aparecen en cualquiera de las filas comprendidas en la columna seleccionada. Este será el término con el que se hará la comparación establecida en el campo de Condición.

• Vínculo. Cuando se utilizan filtros en OpenOffice Calc no está limitado a una sola columna, sino que puede utilizar más de una. En ese caso puede vincular un criterio con otro. Es decir, utilizar un criterio de filtro para la primera columna y otro para la segunda.

Para aplicar el filtro predeterminado sólo resta pulsar el botón “Aceptar”.

·         BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO

Para buscar o reemplazar texto, vaya al menú Editar, y seleccione Buscar y Reemplazar, con lo que aparecerá el cuadro de diálogo que se muestra

Una vez abierto este cuadro de diálogo, se ingresa el texto a buscar en el recuadro Buscar. A continuación pulse el botón Buscar y el proceso habrá comenzado. Si quiere buscar de una vez toda esta cadena en la hoja de cálculo, pulse entonces en Buscar todo.

Ya buscada la cadena de caracteres tendrá la opción de cambiarla por otra. Para ello escriba en el cuadro de texto Reemplazar por los caracteres por los que quiere cambiarlo y pulse el botón Reemplazar para que tenga lugar el cambio. Para que el cambio afecte a todas las celdas que coincidan en la hoja de cálculo, pulse entonces en Reemplazar todo.

·         IMPRIMIR EN OPEN OFFICE CALC

Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente, realizar una vista preliminar, para obtener una perspectiva de cómo quedaría la hoja impresa. Para obtener una vista preliminar seleccione Vista Preliminar desde el menú Archivo.

Para imprimir una hoja de cálculo, puede hacerlo desde el cuadro de diálogo Imprimir, accesible desde el menú Archivo y seleccionando la opción Imprimir (o bien, presionando las teclas CTRL y la letra P).

Desde este cuadro de dialogo, puede seleccionar la impresora que va a utilizar, en el caso que tenga varias impresoras instaladas. En dicho caso, en la lista Nombre aparecerá la impresora que tenga asignada por defecto, pudiendo elegir cualquier otra pulsando la lista y seleccionando alguna.

Puede definir, en las secciones Área de impresión y Copias, qué páginas de la hoja de cálculo y cuántas copias quiere imprimir (por defecto es una). Aquí puede activar la casilla Ordenar, si quiere que se mantenga el orden de páginas del documento original, o desactiva la casilla si quiere que agrupe cada copia de la página. En la sección Área de impresión, dispone de las siguientes opciones:

Todo: imprime todo el libro, es decir, todas las hojas del libro de trabajo basándose en el área de impresión definida para cada una de ellas.

• Páginas: imprime el área de impresión definida en cada una de las hojas seleccionadas.

• Selección: imprime el rango de celdas seleccionadas de las diferentes hojas. Si las zonas seleccionadas no son adyacentes, cada zona se imprimirá en una hoja.

El botón Propiedades..., que aparece junto al nombre de la impresora, permitirá comprobar o modificar la configuración de la misma.

Si presiona el botón Imprimir archivo directamente, ubicado en la barra de herramientas, se imprimirá una sola copia utilizando la impresora predeterminada.

BLOQUE IV REPRESENTAR GRÁFICAMENTE LOS DATOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO

7.4.1 REPRESENTAR GRAFICAMENTE LOS DATOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO

·         INSERCIÓN

Los gráficos del Informe se han obtenido también con las operaciones de Copiar y Pegar.
Practicaremos a continuación esa técnica:

Abre el Informe, señala el gráfico de barras de la primera página y bórralo con la tecla Supr.
Abre la Hoja notas.ods, y señala el gráfico original, que figurará en la Hoja de Análisis de una nota.Antes de insertarlo  cambiaremos sus características:

Pulsa con doble clic sobre él. Usa después el botón derecho para abrir el menú contextual. Elige Tipo de gráfico… y activa la opción 3D realista y en forma de caja. Te quedará semejante al de la imagen:

Selecciónalo y pide Editar > Copiar.

Vuelve al Informe y ejecuta Editar > Pegar. Con estas operaciones habremos cambiado el gráfico por otro más atractivo. El problema es que puede estar descolocado. Soluciónalo pulsando con el botón derecho sobre él (o con doble clic) y eligiendo Ajuste. Para este trabajo elige la opción de Ajuste de página dinámico o Ajuste de Página. También puedes elegir estas opciones en la Barra de Herramientas de Imagen.

A veces parece que no se ofrece la opción de Ajuste, pero es porque no has

seleccionado bien el gráfico. Insiste. Deben verse los puntos de cambio de tamaño en las esquinas.

También puedes añadirle un marco usando los botones de la Barra de Herramientas de Imagen.

·         EDICIÓN

Realizar ediciones rápidas

Si quieres hacer pequeños cambios de manera rápida en un gráfico, usa el modo de edición rápida con varios tipos de gráfico.

1.    Abre una hoja de cálculo y haz clic en un gráfico.

2.    A la derecha, haz clic en el icono de modo de edición rápida .

3.    Haz clic en la parte del gráfico que quieras cambiar:

·         Título del gráfico: permite cambiar el estilo, el tamaño o el color de la fuente.

·         Etiquetas del eje horizontal o vertical: permiten cambiar el estilo, el tamaño o el color de la fuente.

·         Leyenda: permite cambiar el estilo o el tamaño de la fuente, el color de las series de datos o la posición.

·         Series de datos: permite cambiar el color, el grosor de línea, el tamaño de punto o el eje al que pertenecen. Por ejemplo, haz clic en la línea que quieras editar en un gráfico de líneas o haz clic en una barra de un gráfico de barras.

·         Fondo del gráfico: permite cambiar el tamaño del gráfico, moverlo dentro del área, cambiar el color de fondo o de la fuente o ajustar el número de líneas de cuadrícula que se muestran.

Realizar ediciones avanzadas

Para personalizar totalmente un gráfico, puedes usar el modo de edición avanzada.

1.    Abre una hoja de cálculo y haz clic en un gráfico.

2.    En la parte superior derecha, haz clic en la flecha desplegable.

3.    Selecciona Edición avanzada.

4.    En la ventana que aparece, selecciona una pestaña:

·         Recomendaciones: elige una opción de una lista de tipos de gráficos recomendados para mostrar los datos.

·         Tipos de gráficos: consulta una lista de todos los tipos de grafico

·         Personalización: realiza cambios en los ejes, las series y el aspecto de tu gráfico.

BIOBLIOGRAFÍA 

http://www.ite.educacion.es/formacion/materiales/43/cd/modulo_8/la_hoja_de_clculo_calc.html

http://www.ite.educacion.es/formacion/materiales/23/cd/modulo_4/m4_comp_ins_formulas.htm

http://www.ite.educacion.es/formacion/materiales/131/cd/modulo_3/operaciones_y_funciones_bsicas_en_calc.html

https://support.google.com/docs/answer/63824?hl=es

http://es.tldp.org/Manuales-LuCAS/doc-manual-OOCalc/Calc.pdf